Invinge concurenta prin reengineering

In aceasta lume in continua schimbare, esentiala pentru succesul in afaceri este o organizare optima a activitatii, aliniata prioritatilor si rigorilor externe.

Managerii sunt nevoiti sa-si “reinventeze” organizatiile, sa abandoneze principiile si procedurile organizatorice si operationale pe care le utilizeaza in present si sa creeze altele noi. Japonezii si americanii numesc acesta reproiectare a proceselor de afaceri REENGINEERING (BPR-Business Process Reengineering).

Reproiectarea proceselor de afaceri (BPR) a inceput in sectorul privat ca o metoda de a ajuta organizatiile sa isi regandeasca modul in care isi desfasoara activitatea, avand ca obiective finale imbunatatirea serviciile oferite clientilor si scaderea costurilor operationale.

BPR incepe cu o evaluare preliminara:
Misiunea organizatiei – Este necesar ca misiunea organizatiei sa fie adaptata?
Obiectivele strategice – Sunt obiectivele strategice aliniate cu misiunea organizatiei?
Nevoile clientilor – Cine sunt clientii? Care sunt nevoile lor?
Organizatiile de succes incep prin a isi raspunde la intrebarea: “De ce anume facem ceea ce facem acum? ”.

Dupa analiza preliminara, este recomandat ca organizatiile sa priveasca dincolo de departamentele lor functionale, la procesele care se desfasoara in cadrul organizatiei. Procesul de afaceri este un ansamblu de activitati si proceduri de utilizare a resurselor, pentru a crea produse si servicii care raspund unor nevoi ale clientilor sau pietei.

Se incepe prin identificarea si structurarea proceselor existente. De aici rezulta care procese necesita reengineering? Nicio organizatie nu poate sa reproiecteze toate procesele simultan. Criteriile dupa care se poate face prioritizarea proceselor asupra carora sa se intervina pot fi urmatoarele:
Disfunctionalitate: Ce procese merg mai prost?
Importanta: Care sunt procesele mai importante si cu impact in cresterea satisfactiei clientilor?
Fezabilitate: Care sunt procesele cu sansele cele mai mari de a fi reproiectate cu succes?

Reproiectarea eficienta a proceselor cuprinde 5 etape:

1. Planificarea – “If you fail to plan, you plan to fail”. Se incepe cu planificarea activitatii, dupa ce toti leaderii din organizatie sunt constienti de necesitatea schimbarii. Se formeaza o echipa interdepartamentala, avand ca prim obiectiv crearea misiunii si obiectivelor strategice ale procesului, ambele pornind de la asteptarile clientilor.
2. Structurarea si analizarea procesului – Intelegerea si structurarea procesului existent. Obiectivul major al acestei etape este identificarea problemelor care nu permit ca procesul sa duca la rezultatele dorite. Se identifica resursele utilizate in proces si costurile aferente.
3. Reproiectarea procesului – Obiectivul este de a obtine cat mai multe solutii alternative, care pot duce la obtinerea rezultatului dorit. Se evalueaza fezabilitatea solutiilor gasite. Se reproiecteaza procesul, folosind solutiile optime.
4. Implementarea noului proces – Aceasta este etapa cea mai dificila, deoarece se intampina rezistenta la schimbare. De multe ori, organizatiile decid ca, in paralel, sa pregateasca organizatia, prin implementarea unei culturi de incurajarea a schimbarii. Se planifica pasii de implementare si resursele necesare. Se implementeaza noul proces, dupa pregatirea echipelor implicate. Se aliniaza toate procedurile de lucru la noul proces.
5. Monitorizarea si imbunatatirea procesului – Procesele nu se imbunatatesc peste noapte. Trebuie monitorizate continuu. Este critica implementarea unor indicatori clari si a unor mecanisme de culegere de feedback, pentru a permite corectarea eventualelor disfunctionalitati.

Examinand experienta mai multor firme care au aplicat cu succes reengineeringul, avem o imagine de ansamblu a pasilor necesari pentru a produce rezultate maxime.

In general, reengineeringul conduce companiile catre obtinerea unor rezultate spectaculoase. Dar trebuie sa va doriti asta!